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Mann mit Handy am Laptop

E-Mail-Verteiler und Datenschutz

18.03.2019

Rechtsfrage des Tages:

Möchten Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger versenden, bietet sich eine Verteilerliste an. Vergessen Sie dabei aber nicht den Datenschutz. Worauf müssen Sie achten, damit Ihr E-Mail-Verteiler datenschutzkonform ist?

Antwort:

Ein Infoschreiben, eine Einladung oder einen Werbeflyer können Sie bequem per E-Mail versenden. Wollen Sie gleich eine Vielzahl von Empfängern erreichen, bietet sich ein Verteiler oder das Erstellen einer Gruppe an. Gerade im gewerblichen Bereich wird dieses Instrument gern für Werbung, aber auch beispielsweise bei der Projektarbeit genutzt. Aber Achtung! Verstoßen Sie gegen das Datenschutzrecht, können Bußgelder und Abmahnungen drohen. Denn E-Mail-Adressen gelten in der Regel als personenbezogene Daten. Dies gilt insbesondere, wenn die Adresse aus dem Namen des Empfängers besteht. Aber auch schon die Bezeichnung einer Position im Unternehmen kann reichen, dass Dritte einen Personenbezug herstellen können.

Setzen Sie die E-Mail-Adressen in die Empfängerzeile, so sind diese für alle Empfänger sichtbar. Gleiches gilt, wenn Sie die Carbon-Copy-Rubrik nutzen, die Adresse also in CC setzen. Sofern nicht alle genannten Empfänger in die Verbreitung der E-Mail-Adressen eingewilligt haben, haben Sie bereits gegen geltendes Datenschutzrecht verstoßen. Etwas Anderes kann bei der E-Mail-Kommunikation innerhalb eines Unternehmens gelten.

Kommunizieren Sie aber via E-Mail beispielsweise mit Kunden, anderen Unternehmen oder Dienstleistern in Gruppen, sollten Sie die E-Mail-Adressen immer in das Adressfeld "BCC" setzen. Für den jeweiligen Empfänger sind die Adressdaten der anderen dann nicht sichtbar. In die Adresszeile " An" und "CC" sollten Sie dann entweder gar nichts eintragen oder Ihre eigene E-Mail-Adresse verwenden. Im rein privaten Bereich dürfte die Verwendung einer offenen Verteilerliste nach derzeitigem Stand eher unproblematisch sein.

Hier geht es zum passenden Rechtsschutz für Selbständige: D.A.S. Rechtsschutz für Selbständige und Unternehmer, D.A.S. Rechtsschutz für Heilberufe, D.A.S. Rechtsschutz für Landwirte

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Tags: Gewerbe

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